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Réaliser une enquête anonyme

Comprendre la notion d’anonymat

Une enquête anonyme est une enquête qui ne permet pas d’identifier, directement ou indirectement, une personne

Une enquête est considérée comme anonyme si l’analyse des réponses obtenues ne permet pas d’identifier une personne concernée par un traitement de données personnelles. Mais attention il est parfois possible d’identifier une personne de façon indirecte par croisement d’un certain nombre d’éléments. Ainsi, il est très probable que le croisement de l’âge, du sexe et du service d’affectation permettent d’identifier une personne surtout au sein d’un panel limité.

Le caractère anonyme de l’enquête sera renforcé si

  • Le panel de répondants potentiels est suffisamment large : plus il est faible plus le risque d’identification est fort ;
  • Les variables liées aux données socio-démographiques sont recueillies dans des catégories suffisamment larges : tranches d’âge plutôt que date de naissance (ou âge); groupe professionnel plutôt qu’intitulé de la profession ; région ou type de commune plutôt qu’adresse ;
  • Le nombre de questions de type champ libre est limité au strict nécessaire pour atteindre les objectifs de l’enquête.

Adopter les bons réflexes

1. Concernant le mode de diffusion de l’enquête

Pour recruter les participants à votre enquête, les sollicitations individuelles sont à proscrire. D’autres canaux sont à privilégier comme certains réseaux sociaux professionnels, des listes de diffusion, de l’affichage ou tout autre canal défini en accord avec la stratégie de communication de l’établissement (communication@univ-ille.fr)

2. Concernant l’information des participant.e.s

Avant l’accès aux questions proprement dites, les participant.e.s doivent être informé.e.s de l’objectif de l’enquête, de la durée nécessaire au remplissage du formulaire, de l’existence d’une adresse mail de contact, du caractère facultatif et anonyme de l’enquête (des modèles de mention d’information sont à votre disposition sur demande auprès de dpo@univ-lille.fr)

Le cas particulier des enquêtes à destination des apprenants

Si l’enquête concerne les étudiants ou les apprenants (en cours de formation ou anciens), une procédure d’ingénierie d’enquête a été mise en place par l’Observatoire de la Direction des Formations qui, selon les cas, peut vous accompagner : https://odif.univ-lille.fr/acces-reserve-aux-personnels-ulille/ingenierie-denquete

Le cas particulier de l’usage des champs libres

Il est très fréquent qu’une enquête propose aux répondants une zone de texte libre afin de compléter les réponses dites « fermées » figurant sur le formulaire. Dans ce cas et pour éviter toute identification du répondant, vous ajouterez une phrase du type : « Attention, soyez vigilant : certaines informations communiquées peuvent permettre de vous identifier de manière indirecte et donc de lever l’anonymat du questionnaire ».

3. Concernant les outils à utiliser

logo outil LimeSurvey

Le serveur d’enquêtes Limesurvey de l’université est un outil permettant de créer un questionnaire respectant les règles de l’anonymat. Il présente les garanties nécessaires pour sécuriser les données de votre enquête :

  • L’accès à l’enquête est protégé par l’identifiant et le mot de passe (les mêmes que ceux utilisés par les autre services numériques de l’université) ;
  • LimeSurvey permet d’administrer une enquête sans associer les informations d’un répondant, (numéro IP, date et heure de connexion) aux réponses qu’il apporte à l’enquête. Pour cela, il faudra éditer les « Paramètres de participation au questionnaire », cocher « OUI » pour la fonction « Réponses anonymisées » et sauvegarder.

4. Concernant la fin de l’enquête

Une fois l’enquête close et le fichier des réponses exporté sur un support sécurisé (espace partagé avec droits d’accès ; disque dur crypté), il faudra veiller à supprimer les réponses et l’enquête du serveur. Le fichier pourra alors être exploité puis être archivé selon les règles en vigueur.

Un doute subsiste ? Contactez le service DPO

L’appréciation du caractère anonyme d’une enquête peut s’avérer difficile. Si un doute subsiste, n’hésitez pas à contacter l’équipe protection des données personnelles en passant par le formuilaire de contact :  https://www.univ-lille.fr/contact-dpo/

Demander l’ouverture d’une enquête en ligne

Pour l’ouverture d’une enquête, vous devez renseigner le formulaire  : Demande d'ouverture d'enquête Vous pourrez éventuellement, pour des fonctions et des garanties analogues, utiliser les outils proposés sur le site https://framaforms.org

issu de la plaquette n° 7 des guides sur les données personnelles